Khắc phục tình trạng không hiện thông báo có mail mới trong MS Outlook

Microsoft Outlook 2010 cho phép người dùng tạo và quản lý các tài khoản mail hổ trợ giao thức IMAP (Internet Message Access Protocol) với tất cả các tính năng. Nhưng có một vấn đề khiến nhiều người dùng Outlook 2010 cảm thấy khó chịu khi tính năng Desktop alert chỉ hiển thị thông báo có mail mới đối với các tài khoản hổ trợ giao thức POP3 (Post Office Protocol 3). Nếu bạn đang thiết đặt một tài khoản IMAP (như Gmail, AOL…) trong Outlook 2010 và đang gặp phải vấn đề trên thì bài này sẽ giúp bạn cách giải quyết.

Chúng ta sẽ sử dụng tính năng Rule của Outlook 2010 để tạo ra các hành động theo các điều kiện đã định sẵn. Thực hiện theo các bước dưới đây:

1. Khởi chạy MS Outlook 2010, trên tab Home bạn tìm đến nhóm Move, kích vào nút Rules và chọn Manage Rules & Alert từ menu xổ xuống.



2. Hộp thoại Rules and Alert xuất hiện, trên tab E-mail Rules bạn bấm vào New Rules để tạo các qui định mới áp dụng cho các hành động cụ thể.



3. Trong hộp thoại Rules Wizard bạn kích vào Apply rule on messages I receive và bấm Next để chạy Rule này khi nhận một email.



4. Trong mục Step 1 bạn check vào điều kiện through the specified account, xuống mục Step 2 ở dưới bạn bấm vào chữ specified, chọn một tài khoản IMAP trong hộp thoại Account và bấm OK. Lúc này chữ specified trong mục Step 2 sẽ được thay thế bằng tên tài khoản của bạn. Bấm Next để chuyển sang bước tiếp theo.



5. Tại bước này, trong mục Step 1 bạn cuộn xuống phía dưới và check vào hành động display a Desktop Alert. Nếu bạn muốn MS Outlook 2010 phát âm báo cùng với hành động hiển thị thông báo khi có mail mới thì check thêm vào hành động play a sound. Dưới mục Step 2, bạn kích vào chữ a sound và chọn một file âm thanh theo ý bạn. Sau cùng bấm Finish để kết thúc quá trình tạo một Rule.



6. Bạn sẽ được quay lại hộp thoại Rules and Alert với một Rule mới đã được tạo. Tại đây bạn có thể bấm vào nút Run Rules Now để kiểm tra khả năng thực hiện các hành động của Rule mà ta vừa tạo. Sau khi đã vừa ý, bạn bấm OK để kết thúc.



Kể từ thời điểm này trở đi, khi nhận một emai mới qua tài khoản IMAP bạn sẽ được thông báo bằng một pop-up ở góc phía dưới bên phải màn hình kèm theo âm thanh bạn đã chọn.

Lưu ý:
- Để MS Outlook được hoạt động liên tục bạn không nên đóng cửa sổ chương trình mà nên đặt ở chế độ chạy ngầm bằng cách kích phải lên biểu tượng Outlook ở khay hệ thống và chọn Hide When Minimized. Bây giờ khi bấm vào nút Minimize thì cửa sổ Outlook sẽ được ẩn vào khay hệ thống.



- Một lưu ý nhỏ nữa là pop-up thông báo này chỉ hiển thị tên người gửi và tiêu đề chứ không hiển thị một phần nội dung của email mới như khi duyệt mail với các tài khoản POP3. Nếu muốn khắc phục nhược điểm này bạn phải cài thêm một add-in có tên Bettasoft Mail Alert, add-in này chạy được trên các phiên bản Outlook từ 2000 đến 2010, giá một license là 6,95 USD. Download bản dùng thử 30 ngày tại: http://www.bettasoft.net/mailalert/download